Pre-employment Screening en AVG: Vijf Jaar Later

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft sinds haar inwerkingtreding op 25 mei 2018 de manier waarop organisaties met persoonsgegevens omgaan ingrijpend veranderd. Een belangrijk aspect binnen de AVG is de pre-employment screening, een proces dat werkgevers uitvoeren om meer over hun potentiële werknemers te weten te komen. Dit artikel duikt in de wereld van pre-employment screening vijf jaar na de invoering van de AVG, belicht de nuances en biedt richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers.

Inleiding tot Pre-employment Screening

Wat is Pre-employment Screening?

Pre-employment screening is het proces waarbij werkgevers de achtergrond en kwalificaties van sollicitanten onderzoeken voordat ze een arbeidsovereenkomst aanbieden. Dit kan variëren van het controleren van referenties en diploma’s tot meer uitgebreide checks zoals socialemediabeoordelingen en het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

De Rol van de AVG

Onder de AVG moeten werkgevers zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens die tijdens dit proces worden verzameld. De regelgeving vereist dat er een geldige reden (grondslag) is voor elke verwerking van persoonsgegevens en dat de privacy van de sollicitant wordt beschermd.

Wettelijke Grondslagen voor Screening

Gerechtvaardigd Belang en Noodzaak

Werkgevers moeten een gerechtvaardigd belang hebben voor de screening, zoals het beschermen van bedrijfsbelangen of het waarborgen van de integriteit van de medewerkers. Bepaalde posities, zoals die binnen de politie of kinderopvang, vereisen wettelijk een VOG.

Toestemming van de Kandidaat

Het verkrijgen van toestemming van een kandidaat voor pre-employment screening kan problematisch zijn vanwege de afhankelijkheidsrelatie. De AVG benadrukt dat toestemming vrijelijk gegeven moet zijn, wat in deze context moeilijk haalbaar kan zijn.

Uitvoering van Pre-employment Screening

Transparantie en Informatieplicht

Werkgevers dienen transparant te zijn over het screeningproces en kandidaten vooraf te informeren over wat de screening inhoudt. Dit kan het beste worden gecommuniceerd via de vacaturetekst of tijdens het sollicitatiegesprek.

Beperking tot het Noodzakelijke

De verzamelde gegevens moeten beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is voor het beoordelen van de geschiktheid van de kandidaat voor de functie. Overbodige informatie mag niet worden verzameld of gebruikt.

Pre-employment Screening door Derden

Externe Screeningsbureaus

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om pre-employment screening uit te besteden aan gespecialiseerde bureaus. Hierbij is het cruciaal dat deze bureaus de AVG-normen naleven en niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk.

Belangrijke Overwegingen

Veiligheid en Privacy

De veiligheid en privacy van de verzamelde gegevens moeten gewaarborgd zijn, waarbij passende beveiligingsmaatregelen worden getroffen om lekken en misbruik te voorkomen.

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Voor bepaalde types van screening kan het noodzakelijk zijn om een DPIA uit te voeren om de risico’s voor de privacy van betrokkenen te beoordelen en te mitigeren.

Conclusie

Pre-employment screening is een waardevol instrument voor werkgevers om de integriteit en geschiktheid van toekomstige werknemers te beoordelen. Echter, de uitvoering ervan binnen de kaders van de AVG vereist zorgvuldige afwegingen en naleving van privacy